Manajemen Sumber Daya Data

BAB I

PENDAHULUAN

Data merupakan sumberdaya perusahaan, yang kebanyakan disimpan secara elektronik. Manajemen data yang baik menjadi kunci ketercapaian sasaran-sasaran bisnis.Secara internal data perusahaan akan dishare dan digunakan bersama. Data tidak dimiliki oleh individu atau unit organisasi tertentu, tetapi oleh organisasi seutuhnya. Data harus dikelola selayaknya aset perusahaan yang lain.

Sistem manajemen data base mengorganisasikan volume data dalam jumlah yang besar digunakan oleh perusahaan dalam transaksi – transaksinya sehari – hari. Data harus diorganisasikan sehingga para manajer dapat menemukan data tertentu dengan mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan.

Meningkatnya arti penting data base sebagai sumber daya yang mendukung pengambilan keputusan telah menghruskan para manajer mempelajari lebih jauh perancangan dan penggunaan data base. Untuk itu perlu dilakuan manajemen data base, yang terdiri dari proses pengumpulan, integritas pengujian, penyimpanan data, keamanan, pemeliharaan, pengorganisasian data, serta pengambilan data yang di butuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan.

Manajemen data base system tidak dapat mengeliminasi pengulangan data dalam keseluruhan organisasi, tapi dapat membantu mengendalikan adanya pengulangan. Akses dan ketersediaan informasi dapat ditingkatkan dan biaya pengembangan dan pemeliharaan data dapat dikurangi karena penggunaan dan programer dapat menunjukan pertanyaan ad hoc dari data dalam database. DBSM memudahkan mengelola data secara terintegrasi, memudahkannya dan mengamankannya.DBSM menggunakan model database yang berbeda untuk menjaga jalur kesatuan, artribut, dan hubungan. Bussiness intelligence (BI) adalah suatu kategori aplikasi dan teknik yang luas untuk gathering, stoting, analyzing dan penyediaan akses ke data. Membantu user-user perusahaan membuat keputusan-keputusan bisnis dan strategis lebih baik. Aplikasi-aplikasi pokok termasuk aktivitas-aktivitas qury dan reporting, online analytical processing. Itulah mengapa dilakukan manajemen terhadap data, yang sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan perusahaan. Berikut ini akan dibahas bagaimana memanajemen data base dalam perusahaan.

BAB II

PEMBAHASAN

Data merupakan catatan atas fakta. Menurut Sumber : www.wikipedia.com, Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Dalam keilmuan (ilmiah), fakta dikumpulkan untuk menjadi data. Data base merupakan suatu gabungan file yang saling berhubungan dan saling berkoordinasi secara terpusat. Pendekatan data base memberlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya dipergunakan dan dikelolah oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya satu departemen saja yang melakukan fungsi tersebut.

Data yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi, pengorganisasian data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang terorganisasi dan saling berkaitan antara satu sama lainnya merupakan Basis data (database). Sedangkan untuk mengelola dan mengorganisasikan database yang dibangun dalam suatu Sistem dibutuhkan suatu pengelolaan database yang di sebut dengan sistem manajemen basis data (Database management system - DBMS). DBMS merupakan sofware yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama.

Sistem manajemen basis data (SMBD), adalah suatu sistem atau perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal SMBD adalah akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, SMBD telah berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu perusahaan.

A. Mengelola Sumber Daya Data

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup :

a.  Pengumpulan data

b.  Integritas pengujian

c. Penyimpanan

d. Keamanan

e. Pemeliharaan

f. Organisasi

g. Pengambilan

a.  Pengumpulan Data     

Pengumpulan dapat dilakukan :

• Dilapangan
• Dari individual
• Melalui metoda manual
• Time Studies
• Surveys
• Observations
• Contributions dari expert
• Menggunakan instrument-instrument dan sensor2
• Transaction processing system (TPS)
• Via electronic transfer
• Dari web site (clickstream)

Sumber-sumber data

1. Sumber Data Internal umumnya disimpan dalam data base perusahaan. Data tentang people, products, services, dan processes.
2. Data Personal  adalah dokumentasi dari expertise pegawai perusahaan umumnya dipelihara    oleh pegawai, dalam bentuk : 

1. Estimasi penjualan
2. Opini tentang para pesaing
3. business rules
4. Procedures
5. Dls.

3. Sumber data External  dapat berasal dari database komersial ataupun laporan-laporan   Pemerintahan
4. Internet dan Commercial Database Services dapat diakses melalui internet.

  

b. Integritas Pengujian

Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS (Data base Manajemen system). Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan Beberapa masalah kualitas data disebabkan oleh redudansi dann ketidakkonsistenan data yang dihasilkan oleh lingkungan file tradisional. Masalah kualitas data seperti kesalahan dalam penulisan nama, angka yang tertukar, atau kode yang salah atau hilang. Analisis kualitas data dimulai dengan audit kualitas data, yaitu suatu penyelidikan terstruktur mengenai ketetapan dan level kelengkapan data dalam sistem informasi. Data cleasing dan data scrubbing terdiri dari aktivitas untuk mendikteksi dan mengkoreksi data dalam database atau file yang salah, tidak lengkap belum diformat atau pengulangan data.

c. Penyimpanan Data

Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam kategori  berikut:

• Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field.
• Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar gaji karyawan, pada umumnya berisi beberapa field, seperti nama mereka, nomor jaminan sosial, departemen/unit kerja, dan gaji.
• File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar gaji berisi record gaji untuk semua karyawan suatu perusahaan.
• Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan.
• Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan.

Penyimpanan data meliputi :

1. Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)

-          Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium enyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu atatan lain dalam suatu urutan tertentu .

-          Contoh pita magnetik yg digunakan untuk menyimpan data omputer memiliki bentuk fisik yg sama dengan pita audio.

2. Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)

-          Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara   berurutan.

-           DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input.

d. Keamanan

Keamanan data telah menjadi bagian dari pengembangan teknologi informasi mengingat bahwa berjuta-juta bit informasi telah dipertukarkan dalam jaringan komputer terutama di internet. Masalah keamanan data dapat diklassifikasi kedalam beberapa dimensi. Suatu situs komersial misalnya harus memenuhi persayaratan berikut ini.

• Secrecy: kategori kemanan komputer yang meliputi perlindungan data/informasi terhadap akses dari pihak-pihak yang tidak berhak serta masalah keaslian (autentik) dari sumber data/informasi. Masalah secrecy berkaitan dengan proses enkripsi-dekripsi serta proses autentikasi.
• Integrity: kategori keamanan data yang menjamin bahwa data tidak terganggu selama proses transfer dari sumber ke tujuan melalui saluran-saluran komunikasi. Masalah integrity berkaitan dengan bagaimana melindungi data dari penyusup yang berusaha masuk ke sumber data, atau menyusup dalam jaringan data, untuk mengubah dan merusak. Masalah virus yang bisa menghancurkan data juga menjadi bagian dari integrity.
• Availability: kategori keamanan data yang bisa mempertahankan sumber informasi agar selalu sedia dan aktif melayani para penggunanya. Masalah availability berkaitan dengan usaha melindungi server dari gangguan yang bisa menyebabkan server gagal memberi pelayanan (denial of service / DOS).

Jenis Keamanan Data

Keamanan data ada beberapa macam, diantaranya Enkripsi, Firewall, Secure Socket Layerv, Kriptografi, Pretty Good Privacy.

• Enkripsi adalah sebuah proses yang melakukan perubahan sebuah kode dari yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca). Enkripsi juga dapat diartikan sebagai kode atau chipper.
• Firewall adalah suatu keamanan yang bersifat seperti sebuah filter yang bertujuan untuk menjaga (prevent) agar akses (ke dalam atau ke luar) dari orang yang tidak berwenang tidak dapat dilakukan.
• Secure Socket Layerv adalah suatu bentuk penyandian data sehingga informasi rahasia seperti nomor kartu kredit atau kontrol autentikasinya tidak dapat dibaca atau di akses oleh pihak lain selain pemiliknya daan server (pemilik servis).
• Kriptografi adalah seni menyandikan data. Menyandikan tidak harus berarti menyembunyikan meskipun kebanyakan algoritma yang dikembangkan di dunia kriptografi berhu bungan dengan menyembunyikan data.
• Pretty Good Privacy adalah salah satu algoritma keamanan komunikasi data melalui internet untuk komunikasi harian semacam electronic mail. PGP merupakan gabungan antara sistem pembiatan digest, enkripsi simetris dan asimetris.

e. Pemeliharaan data

            Pemeliharaan data perlu dilakukan untuk mencapai data yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini termasuk penting karena berpengaruh pada pengambilan keputusan perusahaan.

f. Organisasi data

            Perusahaan menyimpan data dalam jumlah yang besar di system informasi berbasis computernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitru banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, kondep data telah di pecah dan dikurangi menjadi konsep – konsep yang lebih kecil. Konsep – konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok – balok pembangun yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

g. Pengambilan

            Setelah dilakukan pengumpulan, pengujian, penyimpanan, keamanan , pemeliharaan, dan organisasi, langkah selanjutnya adalah pengambilan data yang di butuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis yang sesuai.

Database telah mengalami perkembangan sejalan dengan penelitian-penelitian para ahli, ada beberapa model database :

1. Hierarchical database

Adalah merupakan kumpulan record yang dihubungkan satu sama lain yang membentuk struktur pohon

2. Network Database

Database yang terbentuk dari sekumpulan record yang membentuk relasi dalam bentuk ring

3. Relational Database

Berisi kumpulan tabel, dimana setiap tabel mempunyai nama dan struktur yang unik. Dalam setiap tabel, masing-masing record data diorganisasikan dalam struktur yang sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi penghubung antara satu dengan lainnya

4. Web Warehause

Data warehouse (gudang data) merupakan sebuah database dengan peralatan pembuatan laporan dan query yang menyimpan data kini dan data historis secara terpusat,biasanya digunakan untuk menyajikan laporan dan melakukan analisis guna mendukung pengambilan keputusan manajerial.

Membuat Basis Data

            Konsepnya, proses pembuatan sebuah data base melibatkan 3 langkah utama, yaitu :

1. menetukan kebutuhan data, berdasarkan pendekatan yang berorientasi pada proses dan pemodelan perusahaan.
2. menguraikan data tersebut
3. memasukkan data ke dalam basis data

Masalah-maslah dalam lingkungan File

Setiap aplikasi memerlukan file sendiri dan program komputer sendiri untuk beroperasi. Proses ini terjadi ke berbagai file utama yang diciptakan, dipelihara, dan dioperasikan secara terpisah oleh divisi atau departemen dan berlangsung 5 sampai 10 tahun, organisasi ini akan dipenuhi dengan ratusan program dan aplikasi yang sangat sulit untuk dijaga dan dikelola. Masalah-masalah itu antara lain:

• Redudensi Data dan Inkonsistensi

Adalah kehadiran duplikasi data (pengulangan data) dalam berbagai file data. Jadi beberapa data yang sama disimpan dilebih dari satu tempat atau lokasi. Hal ini berakibat perusahaan sulit menciptakan menajemen hubungan pelanggan, manajemen rantai penawaran, atau sistem perusahaan yang mengintegrasikan data dari sumber daya yang ada.

• Ketergantungan Program Data

Ketergantungan program data berarti pasangan data yang disimpan dalam file dengan program soecifikasi yang dibutuhkan untuk meng-update dan memelihara, jika merubah programnya membutuhkan prubahan data.

• Kurang fleksibel

Sistem file tradisional tidak dapat memberikan laporan atau respon ad hoc untuk kebutuhan informasi yang tidak terantisipasi secara tepat waktu.

• Kurang pengamanan